A közigazgatási hatósági eljárás során az ügyfél személyesen, illetve törvényes képviselője útján, továbbá az általa vagy törvényes képviselője által meghatalmazott személy útján is eljárhat.

Ha az ügyfél nem személyesen jár el, a hatóság az eljáró személy képviseleti jogosultságát megvizsgálja. A meghatalmazott képviseleti jogosultságát köteles igazolni. A meghatalmazást írásba (közokiratba, vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba) kell foglalni vagy jegyzőkönyvbe kell mondani. Írásbeli meghatalmazás esetében a meghatalmazott köteles eredeti meghatalmazását vagy annak hitelesített másolatát az első kapcsolatfelvétel alkalmával az iratokhoz csatolni.